Email etiquette

– CE QUE VOUS DEVRIEZ ÉVITER LORS DE L’ENVOI DE E-MAILS PROFESSIONNELS

La boite email pleine est l’un des problèmes récurrents les plus crispant du quotidien de chacun. Le temps que vous parcouriez tous vos e-mails, il y en a déjà de nouveaux à traiter ! Le mythe de Sisyphe dans toute sa beauté. Avec les messages qui s’accumulent et les gens qui vous demandent des renseignements, vous pourriez vous sentir (un peu) débordé ou vous pourriez même être tenté de ne pas répondre du tout.
Voici donc quelques petits conseils pour essayer de vous en sortir, sans y perdre trop de temps non plus :

Trop de détails tue le détail.

Gardez vos e-mails courts et clairs. L’envoi d’un message très long est contre productif. La plupart du temps les destinataires vont simplement le scanner pour trouver l’information qui leur semblera pertinente et que ne liront pas le reste. Faites plutôt un résumé s’il y a plusieurs choses que vous voulez souligner ou mieux, faites des listes en plusieurs points.

Ne soyez pas trop laconique non plus

Si quelqu’un vous envoie une offre par e-mail qui ne vous intéresse pas, vous pourriez être tenté de cliquer sur le bouton Répondre et d’envoyer un simple non. Essayez de répondre par au moins une ou deux phrases – par exemple, en les remerciant de vous avoir contacté. Vous ne voulez pas vous griller auprès d’un prospect potentiel.

S’en tenir à l’envoi d’un seul rappel

Parfois, les gens ont besoin d’un petit rappel, alors c’est tout à fait normal d’en envoyer un à quelqu’un qui n’a pas répondu. Faites confiance à quelqu’un qui vous rappellera s’il est vraiment intéressé et qu’il sait qu’il y a une ligne ténue avec le harcèlement criminel ; ).

Vérifiez toujours deux fois les noms

Lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs personnes, les noms peuvent être confondus. Assurez-vous toujours que vous envoyez le courriel à la bonne personne.
L’adresse e-mail est-elle correcte ? Le nom dans l’e-mail est-il correct ? Vérifiez, vérifiez, vérifiez, et une fois que vous avez vérifiez, vérifiez encore.

Pensez à contextualiser

Sans vouloir minimiser l’importance des informations que vous cherchez à communiquer, il faut garder à l’esprit que votre destinataire peut ne plus avoir en mémoire les élèments dont vous lui parlez.
Pensez à résumer brièvement les points les plus importants du courriel précédent. De cette façon, vous êtes assurez d’être sur la même longueur d’onde et vous avez la preuve écrite de tout ce dont vous avez discuté.

S’en tenir à l’envoi d’un seul rappel

Parfois, les gens ont besoin d’un petit rappel, alors c’est tout à fait normal d’en envoyer un à quelqu’un qui n’a pas répondu. Faites confiance à quelqu’un qui vous rappellera s’il est vraiment intéressé et rappelez-vous qu’il y a une frontière assez mince entre la relance et le harcèlement ; )
On parlera d’email de relance de paiement dans un autre article. Il s’agit d’un cas particulier.

Discuter des désaccords en face à face

Se disputer par e-mail peut devenir une lutte sans fin, comme faire du ping-pong mais avec une petit twist de « catch » : la relation passive-agressive par excellence. Et, parce que tout est écrit, il vous manque une bonne partie des indices essentiels de communication comme le ton. Si vous commencez à perdre votre sérénité légendaire :prenez le téléphone ou passez au bureau et arrangez les choses en personne.

Conclusion

Ces quelques principes ne sont pas l’assurance que vous allez aimer répondre à vos mails, mais au moins qu’il sera peut-être plus efficace de gérer ces mails.
Si toutefois, vous souhaitez passer à la vitesse supérieur, nous vous conseillons de jeter un coup d’oeil à notre séléction d’outils de gestion de projets.

Conclusion

Ces quelques principes ne sont pas l’assurance que vous allez aimer répondre à vos mails, mais au moins qu’il sera peut-être plus efficace de gérer ces mails.
Si toutefois, vous souhaitez passer à la vitesse supérieur, nous vous conseillons de jeter un coup d’oeil à notre séléction d’outils de gestion de projets.