Productivité : email et gestion de projet

Non, le forward d’email n’est pas un outil de gestion de projet

Les mails et le transfert d’email sont un cauchemar pour tout le monde, ce genre de mails deviennent rapidement illisible, ils finissent par ne plus être ouverts et remplisse la boite mail. Mais pour ceux qui se soucient de productivité c’est l’enfer. Quoi de plus angoissant pour ces derniers qu’une boite mail qui ne cesse de se remplir d’emails qui ne leur sont pas destinés directement (cc) ou d’être interrompu dans leur travail pour répondre à des demandes de moindre importance.
Le mail est bien ancré dans notre vie personnelle et professionnelle, et beaucoup de nos « to-dos » arrivent sous forme de mail – c’est un moyen de communication populaire (et efficace). En fait, une étude de McKinsey  a montré qu’en moyenne un employé passait 28% de son temps de travail à répondre à des emails. Mais c’est là qu’il faut tracer la limite – au niveau de la communication.
L’utilisation d’un outil de gestion des tâches plus sophistiqué peut vous faire gagner beaucoup de temps en passant au crible votre boîte de réception et, en fin de compte, en vous laissant beaucoup plus de temps pour accomplir un travail important.
Il est temps de passer à un outil de gestion de projet si :

La gestion des emails devient un défi constant

Je suis sûre que ceux qui lisent ces lignes sont familiers avec la lutte pour essayer de garder leurs boîtes de réception à zéro, ou du moins à peu près à zéro. Mais la dure vérité, c’est que les e-mails affluent constamment et peu importe le nombre d’e-mails que vous traitez ou effacez, vous ne pourrez qu’en recevoir autant dans votre boîte de réception.

Vos email sont la cause de perturbation sans fin

La plupart seraient d’accord pour dire qu’ils vérifient leurs courriels trop souvent. Imaginez le temps qu’il faut pour vérifier un courriel, le traiter, y répondre et tenter de revenir à ce que vous faisiez auparavant. Dans mon secteur d’activité, je suis amenée à travailler avec des développeurs ou des ingénieurs informatiques. Ce type d’activité nécéssite beaucoup de concentration.
Celà a d’ailleurs été scientifiquement prouvé par une étude de Gloria Mark, professeur au département d’informatique de l’Université de Californie à Irvine, à démontré que le temps perdu moyen après une interruption est de 23 minutes et que pour un développeur cela peut facilement prendre plus de 30 minutes !!!!
Le calcul est rapide, si vous dérangé plus de deux fois un développeur dans son travail, vous en avez déjà pour une heure de perdu le temps qu’il réussisse à rentrer à nouveau dans le projet.
Tous professionnels du management spécialisés dans la tech vous le diront, ON NE DERANGE PAS UN DEVELOPPEUR QUI TRAVAILLE, sauf si c’est absolument nécessaire.

Les informations sont difficiles à (re)trouver

Cela peut prendre beaucoup de temps de passer au crible les emails pour trouver certaines informations que vous n’avez pas eu le temps de sauvegarder immédiatement.
Garder la trace des documents et des tâches dans votre email est une excellente manière de perdre des informations et de se tromper. Une grande partie de ce qui est envoyé par courriel se perd dans un trou apparemment noir. Ce qu’il y a de bien avec ce genre de communication dans un outil de gestion de projet, c’est que les échanges sont documentés et peuvent être facilement trouvés.

Vos email manquent de contexte

Avec le mail, il est très facile de dévier du but de la conversation. Dans de nombreux cas également, un destinataire transmet un e-mail à une autre personne qui est dans l’incapacité de comprendre le contexte et la gravité de la situation. De telles situations conduisent généralement à des incompréhensions et des erreurs au mieux, et des conflits au pire.

Les informations importantes sont centralisées autour des mauvaises personnes

L’envoi de documents et de mises à jour par e-mail laisse la plupart des parties prenantes du projet dans l’ignorance des mises à jour sur l’état du projet. Tous ceux qui n’ont pas été inclus dans le fil des e-mails ne seront pas tenus au courant des questions pertinentes.
C’est souvent un problème en matière de gestion de projet informatique, si le chef de projet ne gère pas correctement ses emails, il se peut que les développeurs ne soient au courant des modifications de feature qu’au dernier moment !
Efficacité 101.

Vous perdez le control

Le destinataire a-t-il reçu le courrier ? Le mail a-t-il été compris ? Y avait-il une réponse ? Si la réponse a été envoyée en utilisant  » Répondre  » et non  » Répondre à tous « , la réponse doit-elle être transmise ?
Multipliez ce total pour n’importe quel destinataire de la liste de distribution et vous obtenez l’équation parfaite pour un désastre.

Comment améliorer votre productivité ?

Dans un premier temps, je vous invite à revoir votre organisation. Sans vouloir pointer du doigt qui que ce soit, si votre chef de projet utilise les mails ou les appels intempestifs pour gérer ses projets, c’est peut-être que vous n’avez pas la bonne personne.
Si vous souhaitez travailler dans un environnement efficace, et faire en sorte que vos projets soient agiles, oubliez vos chaines de mail. Le meilleur moyen est de vous doter d’un VRAI logiciel de gestion de projet.
Si vous souhaitez en lire plus, il existe un article sur les meilleurs outils de gestion de projet sur le site